外国人社員の採用が増えるにつれ、ビザの更新期限管理・届出義務の履行・法改正への対応など、「在留管理」の実務負担は加速度的に膨らみます。しかし多くの企業では、この業務が特定の担当者に属人化し、その人が異動・退職すれば引継ぎもできないまま管理が崩壊するリスクを抱えています。在留期限をたった1日過ぎればオーバーステイ、届出を怠れば罰則の対象、不法就労が発覚すれば会社側も不法就労助長罪で3年以下の懲役または300万円以下の罰金――。
当事務所では、外国人社員の在留管理に必要なオペレーションを丸ごとお引き受けし、貴社のコンプライアンスリスクと管理工数の両方を解消します。
なお、本サービスにはビザ申請の代行も含まれますが、許可・不許可の判断はあくまで入管が行うものであり、結果を保証するものではありません。
外国人の雇用と在留管理について
こんなお悩みはありませんか？
外国人社員の在留期限をExcelで管理しているが更新漏れが怖い…
担当者が退職し、在留管理の引継ぎ情報が何もない…
届出義務の種類が多すぎて何をいつ出すか整理できない…
部署異動した社員の業務が在留資格の範囲内か確認できない…
入管法の改正情報をキャッチアップする余裕がない…
申請は任せているが日常の在留管理まで一括で任せたい…
在留期限管理・届出・法改正対応を一括で外部委託できる体制を構築します。
やまざきA&M行政書士事務所の
在留管理オペレーション支援における強み
在留期限の一元管理で「うっかりオーバーステイ」を根絶
外国人社員全員の在留期限を当事務所で一覧管理し、期限の4か月前・3か月前・申請期限の順に段階的にリマインドを差し上げます。Slack・Chatwork・LINEなど貴社がお使いのツールでの通知に対応しているため、メールの見落としリスクも軽減できます。リマインドだけでなく、更新に必要な書類リストの送付、書類の収集・作成、入管への申請代行までをセットで対応するため、「期限は知っていたが準備が間に合わなかった」という事態も防げます。在留期限を1日でも過ぎればオーバーステイとなり、その社員は退去強制の対象、会社は不法就労助長罪に問われる可能性があります。この「1日のミス」を組織的に防ぐ仕組みが、在留管理オペレーション支援の核心です。
届出義務の履行状況を定期チェックし、届出漏れを防止
外国人雇用に関する届出義務は複数あり、届出先も入管・ハローワーク・市区町村と分散しています。たとえば外国人社員が入社したらハローワークへの届出（翌月末まで）、退職したら入管への届出（14日以内）、転職者が入社したら契約機関に関する届出（14日以内）――期限も届出先もバラバラで、社内管理だけでは漏れが生じやすい領域です。当事務所では、届出が必要なイベント（入社・退職・異動・契約変更等）が発生した段階でお知らせいただく仕組みを構築し、届出書類の作成・提出までを代行します。届出漏れは次回のビザ更新時にマイナス評価となるだけでなく、罰則（20万円以下の罰金等）の対象にもなります。
豊富な実務経験を持つ代表が、異動・配置転換の適格性を即判断
外国人社員を別部署に異動させる際、異動先の業務がその社員の在留資格の活動範囲内かどうかを確認する必要があります。たとえば技人国ビザのエンジニアを製造ラインに配置転換した場合、業務内容によっては資格外活動に該当し、不法就労となるリスクがあります。当事務所の代表は行政書士として異動を検討する段階で事前にご相談いただくことで、知らないうちに法令違反を犯すリスクを回避します。
担当者の退職・異動に左右されない「属人化しない管理体制」を構築
多くの企業で、外国人社員の在留管理は特定の担当者に属人化しています。その担当者が退職・異動すると、在留期限の一覧、過去の申請書類、届出の履歴、入管とのやり取りの経緯――これらすべてが引き継がれないまま宙に浮きます。当事務所に在留管理を外部委託することで、すべての管理情報が事務所側に蓄積されます。社内の担当者が変わっても、管理に空白が生じることはありません。「Aさんしか分からない」状態から「誰が担当しても回る」状態への移行が可能です。
入管法の改正・運用変更を定期的にお知らせし、対応漏れを防ぐ
入管法や関連法令は頻繁に改正されます。育成就労制度の新設、特定技能の対象分野拡大、届出のオンライン化、在留カードの電子化など、外国人雇用に影響する変更が相次いでおり、社内だけでキャッチアップするのは現実的ではありません。当事務所では、貴社に影響する法改正・運用変更があった場合に、内容と必要な対応をまとめてお知らせします。「知らなかった」では済まされない法令違反を、情報提供の段階から予防します。
初回のご相談は無料です。
お気軽にお問合せください。
在留管理オペレーション支援を行政書士に依頼する
3つのメリット
「申請だけ」ではなく、在留管理の運用全体を外部化できる
多くの行政書士はビザの申請代行のみを業務範囲としており、日常の在留管理は企業の自己責任とされています。当事務所の「在留管理オペレーション支援」は、期限管理・届出管理・適格性チェック・法改正対応を含む管理業務全体をカバーするサービスです。「ビザの申請は頼めるが、日常の管理は社内で回している」という状態から、「管理業務ごと外部化する」状態へ移行することで、人事・総務部門の工数を大幅に削減し、コンプライアンスリスクを組織的に低減できます。
コンプライアンスの「見落とし」を第三者の目で防げる
社内管理では、日常業務の忙しさの中で届出漏れや法改正の見落としが発生しやすく、問題が表面化するまで気づかないケースが少なくありません。外部の専門家が定期的に在留管理の状況をチェックすることで、社内では見落としがちなリスクを早期に発見・対処できます。「問題が起きてから対応する」ではなく「問題が起きる前に防ぐ」体制を構築できることが、外部委託の最大のメリットです。
外国人社員の増加に合わせて、管理体制をスケールできる
外国人社員が5名から10名、20名と増えていく場合、社内の管理体制もそれに合わせて拡充する必要があります。しかし、在留管理のためだけに専任の担当者を増やすのは現実的ではない企業がほとんどです。行政書士に継続委託することで、社員数の増加に応じて管理範囲を柔軟に拡大でき、社内の人員を増やさずに管理品質を維持・向上できます。
料金
法人様向けに、在留期限管理、更新・変更申請、入管対応など継続的に発生するビザ関連業務をサポートします。業種、人数、契約期間に合わせてお見積りいたします。
ご依頼から運用開始までの流れ
無料相談・現状ヒアリング
お電話・メール・Slack・LINE等でご連絡ください。
現在の管理状況と外国人社員の状況をお伺いします。
在留管理の棚卸し・リスク診断
在留カード情報・届出状況を一括確認し、リスクと改善課題を整理します。
お見積もりをご提示します。
管理体制の構築・移行
全社員の在留情報を管理台帳に登録し、期限管理を開始します。
連絡フローも整備します。
定常運用・定期レポート
在留期限リマインド→書類準備→更新申請→届出管理のサイクルを継続して運用します。
スポット対応・拡張
スポット案件（新規採用・転職者受入・異動適格性確認等）にも随時対応します。
よくあるご質問
現在、在留管理を全くしていない状態ですが、依頼できますか？
はい、むしろそのような企業様にこそご利用いただきたいサービスです。まず外国人社員全員の在留カード情報を収集し、在留期限・届出状況の棚卸しを行うところから始めます。「今、誰のビザがいつ切れるのか」「届出漏れはないか」を可視化し、緊急性の高いものから順に対応します。管理体制がゼロの状態からの構築実績がありますので、安心してお任せください。
外国人社員が2〜3名の小規模企業でも利用できますか？
はい、ご利用いただけます。少人数であっても、在留期限の管理・届出義務の履行・法改正への対応といった管理業務は発生します。むしろ少人数の企業では専任担当者を置けないケースが多く、管理が属人化しやすい傾向にあります。人数に応じたお見積もりをご提示しますので、まずはお気軽にご相談ください。
ビザの更新申請だけを頼んでいますが、在留管理オペレーション支援に切り替えるメリットは？
更新申請の代行は「申請時点」のサポートですが、在留管理オペレーション支援は「申請と申請の間」の日常管理を含むサービスです。期限管理のリマインド、届出義務のフォロー、異動時の適格性確認、法改正情報の提供など、更新申請だけでは対応できない領域をカバーします。結果として、更新申請時の書類準備もスムーズになり、追加資料を求められるリスクも下がります。
特定技能の外国人もこのサービスの対象に含まれますか？
はい、含まれます。特定技能の外国人は、技人国など他の在留資格に比べて管理項目が多く（四半期報告、支援計画の実施、協議会加入の維持等）、管理の負担が特に大きい在留資格です。当事務所は登録支援機関としての届出も行っているため、在留管理と支援業務を一括してお任せいただけます。
管理の対象となる情報はどのように共有しますか？
外国人社員の在留カードのコピー、パスポートのコピー、雇用契約書のコピーを初回にご提供いただきます。その後の情報更新（入社・退職・異動・契約変更等）の共有方法は、契約時にご相談のうえ決定します。メールでの共有のほか、貴社の業務フローに合わせた方法を柔軟に調整可能です。機密情報の取扱いについては、契約時に守秘義務条項を明記します。
在留管理に関する社内研修や、担当者向けのレクチャーは行っていますか？
はい、ご要望に応じて対応可能です。「外国人社員の在留管理で最低限押さえるべきポイント」「届出義務の一覧と期限」「やってはいけないNG事例」など、人事・総務のご担当者向けに実務的な内容でレクチャーを行います。在留管理の外部委託と社内の理解向上を併せて行うことで、コンプライアンスの実効性が高まります。
さまざまな業種・業界の
在留管理に対応
多様な業種・業界に沿った在留管理オペレーション支援を行っております。
外国人雇用・就労ビザ申請のプロに相談
制度が複雑で判断が難しい分野だからこそ、
「何から判断すべきか」方向性を整理するところからご相談いただけます。
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